Privacyverklaring ARV Ilion

Privacyverklaring Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion

Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion ( ARV Ilion) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld.

In deze privacyverklaring wordt informatie geven over hoe ARV Ilion met persoonsgegevens omgaat.

De AVR Ilion houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel, waarvoor deze zijn verstrekt; Deze doelen en de type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens zich beperkt tot enkel die gegevens die hiervoor minimaal nodig zijn;
  • U om uitdrukkelijke toestemming gevraagd zal worden, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw gegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen genomen zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen; 
  • Geen persoonsgegevens zullen worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
  • Uw persoonsgegevens niet lager worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, tenzij er een wettelijke bewaartermijn van toepassing is;
  • Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen wijzen en deze respecteren.

Mocht u na het doornemen van onze privacyverklaring hierover vragen hebben, kunt u contact opnemen met de secretaris van onze vereniging secretaris@ilion.nl

Doeleinden

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waarbij deze zijn uitgesplitst naar leden, vrijwilligers, deelnemers (niet leden) aan wedstrijden en bezoekers van www.ilion.nl:

  • Leden
    • Het lid zijn van Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion en de Atletiek Unie;
    • Het deelnemen aan trainingen, wedstrijden en andere activiteiten georganiseerd door Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion;
    • Het deelnemen aan wedstrijden georganiseerd door andere verenigingen;
  •  Vrijwilligers
    • Het organiseren van, of helpen bij, trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion;
    • Het assisteren bij wedstrijden, georganiseerd door andere verenigingen;
  • Deelnemers (niet leden) aan wedstrijden
    • Het deelnemen aan wedstrijden georganiseerd door Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion;
  • Bezoekers van www.Ilion.nl
    • Het ontvangen van informatie over Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion, de prestaties van leden en deelnemers, en uitslagen van wedstrijden.

Persoonsgegevens

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij u om de volgende persoonsgegevens vragen, of  ontvangen wij deze gegevens van derden zoals bijvoorbeeld de Atletiek Unie en andere instanties;

  • Leden
    • Voorletters, voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht (m/v), categorie, adres, postcode, woonplaats, (huis) telefoonnummer, 06-nummer lid en of ouders/verzorgers, e-mailadres lid en of ouders/verzorgers, KNAU lidmaatschapsnummer, bankrekeningnummer, prestaties, foto’s en video’s**;
  • Vrijwilligers
    • Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, (huis) telefoonnummer, 06-nummer, e-mailadres, KNAU lidmaatschapsnummer*, relevante cursus/opleiding zoals Atletiek Unie trainersopleiding, foto’s en video’s**;
  • Deelnemers (niet leden) aan wedstrijden
    • Voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht (m/v), categorie, adres, postcode, woonplaats, land***, telefoonnummer, e-mailadres, vereniging*, Atletiek Unie-lidmaatschapsnummer*, rekeningnummer, prestaties, foto’s en video’s**;
  • Bezoekers www.Ilion.nl
    • Op onze website maken we geen gebruik van cookies om statistieken over het gebruik hiervan te verzamelen. Wel is het mogelijk artikelen, foto’s en video’s te delen op sociale media. Hiervoor maken sociale media gebruik van cookies. Voor de cookies die deze media hiervoor plaatsen en de mogelijke gegevens die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze media.

*               Deze persoonsgegevens zijn niet verplicht;
**             Over foto’s en video’s is een aparte paragraaf in deze privacyverklaring;
***          Deze persoonsgegevens (land) worden gevraagd op onder andere inschrijven.nl.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, mogen wij alleen aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij mogen uw gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit een wettelijke verplichting betreft (Politie, Justitie, …). Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU zijn gevestigd.

Voor leden en vrijwilligers verstrekken wij persoonsgegevens aan de Atletiek Unie voor het lidmaatschap van de Atletiek Unie. Ook verstrekken wij gegevens van leden aan andere verenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan wedstrijden die door deze verenigingen worden georganiseerd. Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion ontvangt ook gegevens van leden van andere verenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan wedstrijden die door ons worden georganiseerd. Hierbij zijn de Atletiek Unie en de andere verenigingen zelf verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij maken verder gebruik van derde partijen (verwerkers) voor:

  • De website www.ilion.nl
  • Het inschrijven voor en het publiceren van uitslagen van wedstrijden 
  • Het naar leden, vrijwilligers en sponsoren sturen van de (digitale) nieuwsbrief;
  • De online ledenadministratie;
  • Online (cloud) opslag; en voor
  • Internet bankieren 
  • Uw gegevens worden in Europa opgeslagen

Met deze derde partijen (verwerkers) maken wij afspraken over de bescherming van uw persoonsgegevens.

Foto’s en video’s

Voor de communicatie op de website, sociale media en andere (lokale) media wil Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion gebruikmaken van foto’s en video’s gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@ilion.nl). De geplaatste foto’s en video’s op de website en sociale media van Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion zullen wij dan meteen verwijderen.

Verder vragen wij op het aanmeldformulier voor het Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion lidmaatschap aan leden of ouders/verzorgers toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s voor communicatie-doeleinden.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijnen

Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is bepaald. Persoonsgegevens worden uiterlijk 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap verwijderd. Dit geldt niet voor gegevens waarvoor de fiscale bewaartermijn van 7 jaar van toepassing is. Verder geldt er geen bewaartermijn voor clubrecords, en foto’s en video’s. Tot slot worden prestaties van deelnemers aan wedstrijden, georganiseerd door Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion, maximaal 2 jaar bewaard. 

Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan[A1] ;
  • Toegang tot persoonsgegevens wordt alleen verstrek aan personen die deze toegang voor het uitoefenen van zijn of haar functie nodig hebben;
  • De toegang tot gegevens wordt gelogd 
  • Wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid;
  • Wij maken back-ups van gegevens om deze bij incidenten te kunnen herstellen;
  • Er is een protocol van kracht voor het melden van beveiligingsincidenten; en 
  • Wij evalueren op regelmatige basis onze beveiligingsmaatregelen.

 

Rechten

Aanpassen

U heeft recht op inzage, rectificatie van de persoonsgegeven welke wij van u hebben ontvangen. Bovendien kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons, door één van onze verwerkers of de verstrekking hiervan aan derden. Ook heeft u het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf, of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan het verzoek tot overdracht.

Uitschrijven 
Indien U uw gegevens uit onze bestanden wil verwijderen, dan kunt u contact op nemen met onze secretaris.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met de secretaris van onze vereniging (secretaris@ilion.nl). Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.